Luật Công chứng 2024, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7, mang đến nhiều thay đổi quan trọng so với Luật Công chứng 2014 sau 10 năm thi hành. Một trong những điểm đáng chú ý là các quy định mới và chặt chẽ hơn về lưu trữ hồ sơ công chứng, bao gồm cả thời gian lưu trữ, bảo quản và số hóa dữ liệu.
Theo đó, Điều 68 của luật mới phân loại giao dịch theo mức độ quan trọng để quy định thời gian lưu trữ tối thiểu tương ứng. Đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản, thời gian lưu trữ hồ sơ tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng là ít nhất 30 năm. Các giao dịch khác có thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Luật cũng quy định rõ việc lưu trữ ngoài trụ sở phải được sự đồng ý của Sở Tư pháp nơi tổ chức công chứng đặt trụ sở.
Không chỉ quy định về thời gian, Luật Công chứng 2024 còn siết chặt các quy định về bảo quản hồ sơ công chứng trong quá trình lưu trữ. Các tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ một cách chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt. Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, họ phải thỏa thuận với một tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng tỉnh để lưu trữ các hồ sơ này.
Việc cấp bản sao văn bản công chứng cũng được quy định chặt chẽ hơn trong Luật Công chứng 2024. Theo Điều 69, việc cấp bản sao văn bản công chứng chỉ được thực hiện khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc từ các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng. Đặc biệt, khi có yêu cầu từ người có quyền, nghĩa vụ liên quan, việc cấp bản sao chỉ được thực hiện khi người yêu cầu công chứng đồng ý. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đã qua đời hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động, cần có sự đồng ý của người thừa kế hoặc cá nhân, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó.
Một điểm mới quan trọng khác của Luật Công chứng 2024 là quy định về số hóa hồ sơ công chứng. Theo Nghị định 104/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng mới, các tổ chức hành nghề công chứng phải chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch được thực hiện từ ngày 1/7. Các hồ sơ thực hiện trước thời điểm này cũng phải được chuyển đổi và lưu trữ điện tử bởi tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.
Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ. Thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 68. Bản giấy gốc hoặc bản chính dạng giấy vẫn phải tuân theo quy tắc lưu trữ ít nhất 30 năm đối với giao dịch đất đai và 10 năm đối với các giao dịch khác. Các thành phần khác của hồ sơ giấy mà không phải là bản gốc hoặc bản chính vẫn phải được lưu trữ trong ít nhất 5 năm, theo Điều 59, Nghị định 104/2025.
Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ này phải được đảm bảo an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên, theo Điều 21 của Luật An toàn thông tin mạng năm 2015.
Bà Phạm Thị Giảng, một người dân tại Hà Nội, đánh giá cao các quy định mới về lưu trữ điện tử và dữ liệu hóa hồ sơ công chứng. Bà cho rằng việc số hóa cơ sở dữ liệu công chứng giúp người dân tránh được việc thất lạc giấy tờ quan trọng trong các điều kiện bất khả kháng, đồng thời đảm bảo việc truy xuất dữ liệu dễ dàng và bảo mật cao. Đặc biệt, với các giao dịch đất đai, tài sản quan trọng có tính thừa kế qua nhiều thế hệ, việc kéo dài thời gian lưu trữ và chuyển sang lưu trữ điện tử giúp người dân giảm bớt nhiều nỗi lo.
Luật Công chứng năm 2024 gồm 8 chương và 76 điều, giảm 2 chương và 5 điều so với luật cũ, hứa hẹn sẽ tạo ra một hành lang pháp lý vững chắc hơn cho hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Admin
Nguồn: VnExpress
