Trong nhiều năm kinh doanh trực tuyến, tôi đã tiếp xúc với vô số khách hàng thuộc đủ mọi lứa tuổi và ngành nghề. Công việc này, tuy có vẻ đơn giản, lại đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác tuyệt đối trong từng công đoạn, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm cho đến quá trình giao hàng. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin cũng có thể dẫn đến việc đơn hàng bị hoàn trả, gây tốn kém chi phí và thời gian cho cả người bán, người giao hàng và người mua.
Hôm nay, tôi gặp một trường hợp khiến tôi phải suy ngẫm. Một bạn sinh viên trẻ đặt hàng, sau đó nhắn tin yêu cầu hủy đơn với lý do “cách làm việc của bên mình không được linh hoạt cho lắm”.
Thoạt nghe, có vẻ như tôi đã gây khó dễ cho bạn, nhưng sự thật không phải vậy. Đơn hàng bị hủy bởi vì bạn chưa cung cấp đầy đủ thông tin giao hàng cần thiết. Trong phần ghi chú, bạn viết: “Chị nhờ shipper giao giùm nhà kế bên, nhà bà ngoại em được không?”. Khi tôi hỏi cụ thể hơn: “Nhà kế bên là bên trái hay bên phải? Số nhà bao nhiêu? Ai là người nhận và số điện thoại liên hệ?”, bạn chỉ trả lời: “Mẹ em đi làm, không tiện nghe máy”.
Với mỗi đơn hàng, nếu người giao hàng không thể xác định chính xác người nhận hoặc không liên lạc được, hàng hóa rất dễ bị thất lạc hoặc phải trả về. Mỗi lần như vậy, người bán chịu phí, người giao mất công, và người mua cũng mất thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, khi tôi cố gắng giải thích rõ ràng, bạn chỉ đáp lại một câu ngắn gọn rằng bên tôi “thiếu linh hoạt”.
Có lẽ, trong suy nghĩ của nhiều người trẻ, “linh hoạt” đồng nghĩa với việc “bỏ qua các quy trình” hoặc “làm việc theo cảm tính”. Nhưng trên thực tế, trong công việc, dù là một việc nhỏ như nhận hàng hay những việc lớn hơn như hợp tác, giao dịch, sự linh hoạt chỉ thực sự có ý nghĩa khi tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và tôn trọng quy trình đã được thiết lập.
Sự linh hoạt không thể thay thế cho việc đọc kỹ thông tin, hiểu rõ vấn đề và đặt mình vào vị trí của người khác. Một người giao hàng không thể tự đoán “nhà kế bên” là nhà nào. Một người bán hàng không thể gửi đi một món hàng mà không có thông tin người nhận rõ ràng. Tất cả các quy trình đều được tạo ra để đảm bảo sự công bằng và trách nhiệm giữa các bên, chứ không phải để gây khó khăn cho bất kỳ ai.
Câu chuyện nhỏ này khiến tôi suy nghĩ nhiều hơn về một vấn đề đáng lưu tâm: nhiều bạn trẻ hiện nay đang thiếu đi khả năng lắng nghe và thấu hiểu. Họ thường phản ứng rất nhanh, mong muốn được phục vụ một cách nhanh chóng, nhưng lại hiếm khi dành thời gian để đọc kỹ hướng dẫn hoặc cố gắng đặt mình vào vị trí của người đang hỗ trợ mình.
“Đọc kỹ và hiểu đúng cho người khác” chính là một biểu hiện của sự tôn trọng. Khi chúng ta biết tôn trọng quy trình, tôn trọng công sức của người khác, thì sự linh hoạt mới thực sự có giá trị và ý nghĩa, chứ không còn là một cái cớ để trốn tránh trách nhiệm.
Admin
Nguồn: VnExpress
